توسعه روزافزون کاربرد فناوریهای دیجیتال خصوصا در حوزه فناوری اطلاعات و نقش موثر آنها در سوق دادن سازمان به سمت آمیخته سازی فرآیندهای کسب و کار با فناوری درکالبد پورتالهای سازمانی، به یک واقعیت مسلم و غیرقابل اجتناب بدل شده است.

 

پورتالهای سازمانی امروزه نقش کلیدی را در مدیریت محتوا و دانش سازمانی، گردش کار فرآیند محور، اتوماسیون اداری، کاوش اطلاعات و … در بستر ارتباطات سازمانی ایفا می کنند. همچون همیشه، فناوری و تصمیم گیری های مبتنی بر دانش فنی، تیغی دو لبه را در اختیار سازمان قرار می دهد. انتخاب تکنولوژی و زیرساخت در کنار تدوین رویه های موثر می تواند سازمان را به بلوغ امیدوارکننده ای برساند. در عین حال اتخاذ تصمیمات نادرست و مبتنی بر تصورات غیرعملی یا تعصبات فنی می تواند ثمره تلاش پرهزینه مجموعه سازمان را به یک طرح شکست خورده و نهایتا ایجاد نگرش منفی به فناوری مبدل سازد.
در این میان مایکروسافت با ارایه محصول شیرپوینت سرور گامهای موثر خود را در این حوزه برداشته است . بر طبق گزارشات ارایه شده از سوی مایکروسافت و سایر شرکت های همکار ، این محصول در مجموع گردش مالی سالیانه  1 میلیارد دلاری را برای ارایه دهندگان به همراه داشته است. با وجود تمام ویژگی های مثبت و کلیدی محصول شیرپوینت ، تقریبا نمی توان نمونه کاملا موفقی از پیاده سازی این محصول را (حداقل) در سازمانهای داخلی یافت. بگونه ای که در عمل نمونه داخلی پورتال های سازمانی و حتی سیستم های مدیریت محتوای مبتنی بر فناوری های متن باز، اغلب موثرتر واقع شده اند. دراین گزارش سعی شده ضمن اشاره به ویژگی های شیرپوینت، دلایل ناکارمدی این محصول از جنبه های مختلف خصوصا در سازمانهای داخل کشور مورد بررسی قرار داده شود.
شیرپوینت در واقع نسل جدید سیستم مدیریت محتوا شرکت مایکروسافت برشمرده می شود. در واقع از این جهت، اغلب کارایی های شیرپوینت با سایر سیستم مدیریت محتوا مبتنی بر وب و محتوای سازمانی مورد مقایسه قرار می گیرد. در عین حال با ارایه یکپارچه سازی شده سایر سرویس های ارایه شده از جمله Microsoft Office SharePoint Services، Communication Services، InfoPath Form و … کاربردهایی متفاوتی همچون مدیریت مستندات الکترونیکی با مجموعه نرم افزارهای بسته آفیس ، فرم های الکترونیکی و گردش کار با استفاده از WWF، تولید گزارشات و مانیتورینگ کسب و کار  از طریق سرویس دهنده SQL Server  و … شیرپوینت را به محصولی جامع در حوزه مدیریت پورتال اطلاعاتی سازمانی بدل ساخته است. ضمنا راهکارهایی جهت توسعه روالهای کار تیمی و تعاملات سازمانی  ، مدیریت دانش سازمانی از طریق سرویسهای Wiki، بلاگ و … نیز از سوی شیرپوینت ارایه شده است. از این نظر شیرپوینت ابزار توانمندی جهت برآورده سازی نیازهای سازمانی در حوزه توسعه تعاملات سازمانی و کسب و کار الکترونیکی قلمداد می شود. اما بایستی کارایی راهکارهای ارایه شده از سوی تولیدکنندگان این محصولات را در بستر سازمانهای رو به توسعه داخلی مورد سنجش و ارزیابی قرار داد. در کنار کلیه گزارشات موفق ارایه شده از قابلیت های شیرپوینت در این فضای کاری و ادعاهای تولید کنندگان و ارایه دهندگان خدمات مبتنی بر راهکار شیرپوینت ، نمونه های متعددی از سازمانهاو مشتریانی را می توان یافت که با وجود صرف هزینه، زمان و حتی فعالیت های کارشناسی و تحلیلی مستمر، یک طرح شکست خورده، غیرمنعطف و فاقدکارایی لازم مبتنی بر شیرپوینت را در پیش روی خود دارند. هرچند نمی توان تنها دلیل موفقیت و عدم موفقیت این پروژه ها را در انتخاب تکنولوژی و ابزار متصور شد، با این وجود نبایستی مخاطرات یک انتخاب نامناسب و جاه طلبانه را نادیده گرفت.
استقرار، پیکربندی و نگهداری
مایکروسافت معماری شیرپوینت را به این شکل معرفی می کند : سرویسهای شیرپوینت بر بستر ویندوز  یا WSS و سرویس دهنده پورتال سازمانی شیرپوینت  (SPS)، دو راهکار جهت رفع نیاز سازمانها با دو سطح کیفی متفاوت می باشند. در واقع WSS هسته معماری ارایه سرویسهای مدیریت محتوا و مستندات ، اشتراک اطلاعات، همکاری و ارتباط با سایر کاربران، ایجاد لیست اطلاعات و وب پارت ها می باشد. در حالیکه وظیفه SPS ارایه زیرساخت متمرکز سازی کلیه پورتالهای سازمان و خدمات یکپارچه مبتنی بر فناوری مایکروسافت در حوزه سرویس های آفیس، هوش تجاری  ، گردش کار و ارتباط و …. در قالب یک پورتال سازمانی واحد است. به منظور بهره برداری کامل از امکانات شیرپوینت، بایستی در تدارک یک سرور فارم   متشکل از یک یا چند سرور پس زمینه(Back-end) و حداقل یک سرور پیش زمینه (Front-end) بود.
چنانچه قصد بهره برداری از امکانات مدیریت محتوا و مستندات، مدیریت یکپارچه کاربران با زیرساخت AD  ، ایجاد ارتباط زنده با کاربران ، فرم های الکترونیکی، جستجوی سازمانی   و شاخص گذاری محتوا و سرویسهای هوش تجاری را داشته باشید بایستی در تدارک سرویس دهنده زیر نیز باشید :

Microsoft Office SharePoint Services
Active Directory Services
Microsoft Office Communication Service
Microsoft Office InfoPath Form Services
SharePoint Search & Indexing Services
Microsoft Business Intelligence Services
SQL Server Reporting & Analysis Services
Microsoft Office Excel Calculation Services

در واقع به این لیست می توان مولفه های بسیاری دیگری را ازجمله مولفه های موتور گردش کار، محیط توسعهVisual Studio .Net جهت توسعه وب پارتها  و کامپایل مولفه ها،Microsoft SharePoint Designer جهت ویرایش پوسته ، CSS  و.. را می توان افزود.
در یک نگاه سیطره محصولات مایکروسافت در بستر سازمان امری کاملا مشخص است. صرفنظر از موضوع هزینه  مجوزهای نرم افزار (که در بخش هزینه تمام شده مورد بررسی قرار خواهد گرفت)، بایستی هزینه های اجرایی مقوله توسعه و استقرار، پشتیبانی و نگهداری زیرساخت پیچیده فراهم شده را نیز در نظر گرفت. نصب، پیکربندی و راه اندازی کلیه سرویس های مورد اشاره به همراه سایر پیش نیازهای نرم افزاری، بالطبع درجه بالایی از تسلط فنی را می طلبد. ضمن اینکه محصول شیرپوینت شدت وابستگی کم نظیر و گاهی نامطلوبی را از یک ابزار سازمانی در تعامل با سایر سرویسها ارایه کرده است. در واقع در صورت چشم پوشی از راه اندازی برخی از این سرویسها، ابعاد گسترده ای از کاربردها بدون پاسخ رها شده و در صورت نیاز، هزینه بالایی تنها صرف نگهداری و پیکربندی محصول خواهد شد. ضمن اینکه شیرپوینت راهکار مشخصی جهت یکپارچه سازی با سایر سرویس دهنده های غیر مایکروسافتی را در هیچ یک از زمینه های یاد شده ارایه نمی دهد. به شکلی که شیرپوینت تنها از SQL Server بعنوان سرویس دهنده بانک اطلاعاتی پشتیبانی می کند.
بدون وجود دوره های آموزشی طولانی ، راهبری و نگهداری زیرساخت امری غیرمکن می نماید که عموما فقدان رویه های استمرار آموزش معضلاتی را از این جهت به سازمان تحمیل می کند. ضمن اینکه نبایستی هزینه های مورد نیاز جهت ارتقا نسخه ها و یا جابجایی و انتقال اطلاعات را نادیده گرفت.
بعنوان یک مقایسه بد نیست اشاره شود که یک فرد خبره شاید قادر باشد در بهترین روز کاری، با استفاده از شیرپوینت یک سایت جدید را راه اندازی اولیه نموده و به اجرا درآورد که این امر با توجه به روال دو مرحله (ایجاد از راه دور و پیکربندی بر بستر کنترل پانل مرکزی شیرپوینت تحت وب) قابل توجیه است. جالب توجه است که جهت انجام همین محدوده فعالیت در سرویس وردپرس  تنها 10 دقیقه زمان صرف خواهد شد.
ادامه دارد…
نویسنده: مهندس آرش رامز