در گزارشی که با عنوان «نوسازی دولت: رهنمودهایی برای طراحی وب سایت های دولتی» منتشر شده، بخشی به رهنمودهای کلان مدیریت در طراحی وب سایت های دولتی اختصاص داده شده است.

 

بر اساس این گزارش چهار موضوع کلیدی برای توسعه و طراحی وب سایت وجود دارند که عبارت‌اند از:
•    موضوعات استراتژیک: هدف از طراحی وب سایت چیست؟
•    پاسخ گویی: چه کسی مسئول وب سایت و چه کسی پاسخ‌گو است؟
•    مدیریت وب سایت: مدیریت وب سایت چگونه خواهد بود.
•    محتوا: اقلام اطلاعات چگونه در وب سایت ارائه و نمایش داده خواهند شد؟
•    ممیزی و نگه‌داری وب سایت: چگونه بر نحوه استفاده و کاراریی وب سایت نظارت خواهد شد؟

در برخی سازمانهای کوچک ممکن است یک فرد مسئول موضوعات راهبردی وب سایت و مسائل پیاده سازی فنی آن باشد که بیشتر با عنوان مدیر ارشد وب سایت از آن یاد می شود. اما با توجه به پیچیدگی و اهیمیت انتشارات الکترونیکی و طراحی وب سایت پیشنهاد می شود سازمانها و وزارتخانه ها از این مدل فاصله بگیرند و ساختار منسجمی را با نظارت مدیران ارشد سازمان برای این کار تشکیل دهند.

بر اساس این گزارش، مسائل استراتژیک طراحی وب سایت عبارت‌اند از:
•    تعیین موقعیت و جایگاه وب سایت در استراتژی کلی ارتباطات سازمان؛
•    تعیین مخاطبان وب سایت؛ در صورت امکان بر اساس تحقیقات جامعه و یا مصاحبه با گروه های مخاطب؛
•    درک و پاسخگویی به رضایت کاربران از طریق وب سایت؛
•    تامین منابع، به ویژه نیروی انسانی با مهارتهای لازم برای تیم پروژه طراحی وب سایت؛
•    یکپارچه سازی وب سایت و پورتال با فرایندهای سازمانی؛
•    یکپارچه سازی وب سایت و پورتال در استراتژی سازمان در راستای ایجاد دولت پاسخ‌گو و انتشار اطلاعات؛
•    یکپارچه سازی وب سایت و پورتال اینترنتی سازمان با اینترانت داخلی سازمان و سایر سیستمها؛
•    نظارت و توسعه وب سایت و ارزیابی موفقیت آن در تامین اهداف سازمان؛
•    تدوین استراتژیهای برخط آینده.

مدیران وب سایت ها و پورتال ها نیز باید موضوعهای زیر را در نظر داشته باشند:
•    پشتیبانی مشخصه های فنی وب سایت (شامل مشخصه های مورد نیاز سرور، طراحی و نگه‌داری وب سایت) از اهداف سازمان؛
•    تدارکات شامل بررسی و انتخاب تامین کنندگان، عقد توافق نامه ها و قراردادها، شفاف سازی حقوق سرمایه های فکری، نظارت بر فعالیت پیمانکاران؛
•    ایجاد یک گروه و تثبیت ارتباطات و نحوه همکاری آنها با سازمان؛
•    ارائه راهنمایی برخط: ویراستار ارشد وب سایت و پورتال باید برای راهنمایی برخط کاربران برنامه ریزی کند؛ به نحوی که از طریق یک پیوند در صفحه اصلی وب سایت قابل دسترسی باشد.

در زمینه تامین محتوای وب سایت و پورتال باید مسئولیتهای افراد درون سازمان و نیز چگونگی ارائه آن به تیم پروژه روشن و مشخص باشد. در حالت ایده آل، لازم است بین تولید محتوا در شکل الکترونیکی آن و در قالب فعالیتهای سنتی بخشهای سازمان، یکپارچگی کاملی وجود داشته باشد.
در همه موارد، تیم پروژه باید بتواند از تولید محتوای الکترونیکی وب سایت، پشتیبانی فنی کند. تیم پروژه باید مطمئن شود که استانداردهای ویرایش و اصلاح محتوای وب سایت فراهم شده اند. همچنین باید استانداردهای روشنی در پیاده سازی و طراحی وب سایت تدوین کند و نظارت دقیقی بر روزآمد بودن محتوا داشته باشد؛ و درنهایت رعایت و اجرای این رهنمودها را بررسی و نظارت کند.
این گزارش در بخش بازبینی و نظارت وب سایت، به طبیعت پویای اینترنت اشاره دارد که ایجاب می کند تیم پروژه نظارت پیوسته ای بر کارایی و استفاده از وب سایت داشته باشند. همچنین مهم است که گزارشات معتبری از عملکرد و استفاده از وب سایت به صورت منظم به مدیران ارشد سازمان ارائه شود. چنین اطلاعاتی برای تعیین محتوای مورد علاقه کاربران، بازبینی سیستم راهبری وب سایت، ارزیابی پاسخ گویی به ارسالهای الکترونیکی از طریق پست الکترونیکی و فرمهای برخط، و درنهایت تعیین اثربخشی وب سایت مورد نیاز است. این اطلاعات همچنین می تواند برای تعیین کارایی سرور، میزان مدارک خواسته شده، توزیع الکترونیکی کاربران، تعداد کاربران، و نیز تعیین «پلت فرم» مورد استفاده کاربران شامل مرورگر اینترنت و دقت نمایش صفحه آنها مفید باشد.

ادامه دارد…